AI pro projekťáky: váš parťák pro plánování, realizaci i reporting

ChatGPT (OpenAI)
chat.openai.com

ChatGPT je jazykový model, který umí tvořit WBS, plán rozsahu, časové harmonogramy i role. Je možné mu dát roli (např. „seniorní projektový manažer“) a dodat kontext, čímž se zlepší přesnost výstupu. Umožňuje export do tabulek nebo Excelu, což je praktické pro další práci. Díky Custom Instructions lze nastavit trvalý styl a roli odpovědí.

Gemini (Google AI)
gemini.google.com

Gemini je chatbot od Googlu, který kombinuje práci s texty, obrázky a daty. Nabízí funkci „Gems“ – vlastní agenty s nastavenou rolí a stylem odpovědí. Hodí se jak pro generování WBS, tak pro kreativní varianty výstupů (např. hybridní WBS s kreativními názvy). Díky přístupu k webovým datům poskytuje i aktuální kontext.

RACI matice a stakeholdeři

AI dokáže vytvořit seznam projektových rolí a jejich odpovědností, a to včetně provázání na konkrétní činnosti z harmonogramu. Umí sestavit RACI matici (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), která pomůže jasně definovat, kdo má jakou roli. Na základě doplněného kontextu dokáže vypsat i konkrétní stakeholdery a jejich zájmy či vliv. Díky tomu je možné připravit logickou a přehlednou mapu odpovědností a komunikace.

Analýza Gantt diagramu

AI umí provést analýzu sledovacích Ganttů, identifikaci zpoždění a návrhu variant řešení. Dokáže také připravit strukturu retrospektivních schůzek různými metodami (Start-Stop-Continue, Liberating Structures, Lean retrospektiva). Pomáhá tím projektovým manažerům ušetřit čas při přípravě a nabídnout varianty postupů.

Brainstorming

AI se hodí i pro virtuální brainstorming, hledání kreativních řešení a krizový management. Nabízí různé styly odpovědí – formální i praktické – takže si uživatel může vybrat přístup, který více odpovídá situaci. Užitečné je i zobrazení průběhu uvažování, kdy vidíte, jak k výsledku dospěl.

Microsoft Copilot
microsoft.com/copilot

Asistent v Microsoft 365, integrovaný do Teams, Outlooku a PowerPointu. Umí vygenerovat agendu, přepis a zápis schůzky i připravit prezentaci. Pracuje přímo s firemními daty, takže výsledky jsou bezpečně uložené v rámci organizace. Hodí se pro týmy, které chtějí mít přípravu a následné výstupy automatizované.

Gamma
gamma.app

Gamma je AI nástroj na rychlou tvorbu a vizuální úpravu prezentací. Dokáže převzít obsah z PowerPointu, rozdělit jej do přehledných snímků a nabídnout různé grafické styly. Umí generovat i infografiky a obrázky k tématu. Je ideální pro rychlé „vyleštění“ prezentací.

Fireflies.ai
fireflies.ai

Fireflies se specializuje na přepisování a analýzu schůzek. Připojí se do Teams, Zoomu nebo Meetu, nahraje celou poradu a vytvoří přehledný přepis. Z něj pak dokáže vygenerovat akční body a úkoly, které lze exportovat nebo propojit s dalšími nástroji. Hodí se pro zajištění transparentnosti a úspory času při zápisech.

Trello
trello.com

Oblíbený nástroj pro správu úkolů metodou kanban. Úkoly se zapisují do karet, které lze přesouvat mezi sloupci (např. Backlog, In Progress, Done). Trello se snadno propojuje s AI nástroji a umožňuje automatizovat přiřazování úkolů.

Make
make.com

Make je vizuální nástroj pro tvorbu automatizací. Umožňuje řetězit operace mezi aplikacemi (např. přepis → ChatGPT → Google Docs → e-mail). Hodí se pro složitější scénáře a pravidelné opakované úkoly.

Zapier
zapier.com

Zapier funguje podobně jako Make, ale je zaměřený spíš na rychlé a jednodušší automatizace. Nabízí integrace tisíců aplikací, takže se dá využít pro propojení e-mailu, úkolovníků nebo kalendářů. Vhodné pro týmy, které chtějí začít s automatizací bez velké přípravy.

Statusy a reporty

Umí vytvořit status report, přehled rizik i dashboard. Dokáže pracovat s daty z různých souborů a formátů, které mu uživatel nahraje. Vhodné pro rychlou přípravu reportů pro vedení.

NotebookLM (Google)
notebooklm.google

NotebookLM funguje jako „druhý mozek“. Uživatel do něj nahraje dokumenty, weby nebo videa a pak v nich může vyhledávat a nechat si připravit přehledy a srovnávací tabulky. Hodí se pro rešerše a porovnávání nabídek či dokumentů.

Řešení konfliktů

AI je využitelná při řešení konfliktů v týmu – nabízí varianty řešení i konkrétní otázky pro jednání. Umí nasimulovat různé role (např. facilitátor) a tím pomáhá uživateli připravit se na složité rozhovory.

Kritik a mentor

AI slouží i jako oponent projektu – např. dokáže kriticky zhodnotit projektový záměr podle metodiky Prince2. Najde slabiny a nabídne doporučení pro zlepšení. Vhodný pro sebereflexi i osobní rozvoj.

Hluboký výzkum.

Funkce hlubokého výzkumu v AI dokáže zpracovat desítky zdrojů a připravit strukturovanou analýzu. Poskytuje odkazy na zdroje a doporučení pro rozhodování.

Perplexity AI
perplexity.ai

Vyhledávač kombinující AI a reálné zdroje. Vrací nejen text, ale i tabulky a grafy, které se hodí pro prezentace. Je vhodný pro rešerše trhu a konkurenční analýzy. 

Rizika

AI nástroje umí rychle vygenerovat registr rizik včetně pravděpodobnosti, dopadu, hodnoty a vlastníka. Výstup je možné exportovat do Excelu nebo firemních šablon. Hodí se pro přípravu draftu, který lze rychle doladit. Microsoft Copilot pomáhá sepsat registr rizik přímo z firemních dokumentů a šablon.

Desatero AI projekťáka

1. 🚀 Rozjeďte projekt bez chaosu.
2. 📆 WBS a Gantt na kliknutí.
3. 👥 Jasné role a odpovědnosti.
4.💡 Chytrý brainstorming.
5. 🗣 Schůzky s agendou i zápisem.
6. ⚙️ Automatizace rutiny.
7. 📊 Reporty bez trápení.
8. 🎓 Mentor a kouč kdykoliv.
9. 🔎 Kvalitní rozhodování díky výzkumu.
10. ⚠️ Rizika pod kontrolou.