E-maily efektivně: tipy a triky do Outlooku

Petr Kohoutek
1. Příznaky a konverzace. Zvýrazněte si důležité zprávy 3:18 3. Konverzace. Seskupte si e-maily do vláken 6:14 4. Kategorie. Hledejte zprávy podle témat, projektů nebo priorit 5:41 5. Rychlé kroky. Automatizujte opakovené činnosti jedním klikem 3:55 6. Skrytá kopie. Přeposlat nebo raději použít skrytou kopii? 4:22 7. Princip 4D. Smažte, udělejte, delegujte nebo odložte 7:50 8. Desatero skvělých zpráv. Zlepšete úroveň své e-mailové komunikace 7:47 9. Závěrečný test
Lekce 1

Příznaky a konverzace

  • Příznaky (vlaječky) si nastavujte pro pozdější zpracování – dnes, zítra, vlastní datum.
  • Všechny příznaky se zobrazují i v aplikaci To Do a panelu „Můj den".
  • Využívejte integraci s aplikací Microsoft To Do.
  • Filtrujte si doručenou poštu podle příznaků.

 

Lekce 2

Složky a třídění e-mailů

  • Doručená pošta by měla obsahovat pouze zprávy, které čekají na vyřízení.
  • Doporučený základní systém složek:
  • 1. Reference – odložené a vyřešené zprávy.
  • 2. Osobní – soukromá komunikace.
  • 3. Pracovní – pracovní agenda.
  • 4. Skupinové zprávy – např. týmové e-maily.
  • Používejte Oblíbené pro rychlý přístup ke klíčovým složkám.
  • Využijte složky výsledků hledání pro uložení častých filtrů.
Lekce 3

Konverzace

  • Zobrazujte si celou konverzaci v okně čtení.
  • Díky seskupení do vláken budete mít kratší a přehlednější doručenou poštu.
  • Hledejte související zprávy i bez zapnuté konverzace.
  • Použijte funkci „Ignorovat konverzaci“.
Lekce 4

Kategorie

  • Používejte kategorie jako barevné štítky.
  • Vytvářejte si vlastní názvy kategorií.
  • Každé zprávě můžete přiřadit více kategorií.
  • Přidejte důležité kategorie do oblíbených.
  • Pro časté hledání si vytvořte složku výsledků hledání.
Lekce 5

 Rychlé kroky

  • Vytvořte si rychlé kroky pro opakované činnosti (např. přesun, označení, příznak).
  • Každý rychlý krok může obsahovat víc akcí najednou.
  • Rychlé kroky lze spouštět jedním kliknutím nebo klávesovou zkratkou.
Lekce 6

Skrytá kopie

  • • Skrytá kopie se hodí pro hromadné e-maily, kdy příjemci nemají vidět ostatní.
  • • Pozor na odpověď „Odpovědět všem“ – může odhalit, že někdo byl ve skryté kopii.
  • • Doporučuje se do e-mailu napsat, že někdo je ve skryté kopii „pro informaci“.
Lekce 7

Princip 4D + Odložení

  • 4D přístup ke zpracování e-mailů:
  • Delete (Smazat) – když není důležité.
  • Do (Udělej) – pokud to zabere max. 2 minuty, udělej hned.
  • Delegate (Přepošli) – pokud zpráva patří někomu jinému.
  • Defer (Odlož) – pokud je potřeba více času, připomeň si později.
  • Využívejte funkci Odloženo – zpráva zmizí a automaticky se vrátí v určený čas.

 

Lekce 8

Desatero skvělých zpráv. 

  • Čtěte si zprávu po sobě.
  • Předmět by měl odpovídat obsahu.
  • Klíčové sdělení dávejte nahoru.
  • Označte důležité části tučně.
  • Využívejte odrážky místo dlouhých odstavců.
  • Rozlišujte mezi „komu“ (musí reagovat) a „kopie“ (jen info).
  • Raději zavolejte než spamovat.
  • Pište jen jednomu, ne hromadně.
  • Klidně odpovězte: „Ozvu se později.“
  • Odložte odeslání e-mailů mimo pracovní dobu.

Začněte studovat ještě dnes:

Cena: 690 Kč s DPH

Počet lekcí:
9
Celková délka:
48 min
Garance vrácení peněz
Koupit kurz
Více o kurzu