Projektové minimum: základy projektového řízení pro každého

Metoda RÁMEC
Pomáhá týmu sladit očekávání a nastavit roli v rozhodování ještě před začátkem projektu.
Použijte RÁMEC na startu projektu nebo složitější spolupráce.

• Role: Kdo co bude dělat? Kdo má jakou odpovědnost?
• Ambice: Co si od projektu slibujeme? Jak vypadá úspěch?
• Možnosti: Co všechno máme k dispozici? A co nám chybí?
• Energie: Kde budete čerpat energii? Jak naladíte tým, aby to nevzdal?
• Cíl: Co je konkrétní výstup a jak ho změříme?

Nástroj RAPID
Slouží k rozdělení pravomocí v rámci projektu. Rozdělte role podle toho, kdo co dělá.

• Recommend – kdo dává návrh?
• Agree – kdo musí návrh schválit?
• Perform – kdo to provede?
• Input – kdo má právo připomínek?
• Decide – kdo má finální slovo?

Pravidla spolupráce
Předchází nedorozuměním – nastavuje očekávání v týmu.
Na začátku projektu se jako tým domluvte na pravidlech:

• Jak komunikujeme?
• Co dělat, když se někdo opozdí?
• Jak dáváme zpětnou vazbu?
• Použijte navržené otázky v šabloně jako podklad pro týmovou debatu.
• Výstup si někam vystavte nebo uložte.

GANTT plán
Slouží na jednoduché zobrazení časového harmonogramu úkolů – kdo co dělá, kdy a jak dlouho.

• Zapište si jednotlivé úkoly/projekty do řádků.
• V další sloupce napište, kdy mají začít, jak dlouho trvají a kdo je za ně odpovědný.
• Pomocí barev si můžete rozlišit oddělení nebo kategorie úkolů.
• Skvělé jako přehled na poradách nebo pro vedení.

Analýza rizik
Pomáhá dopředu odhalit, co by se mohlo pokazit – a jak tomu předejít.

• Společně brainstormujte rizika, která vás mohou potkat.
• Každé riziko zapište a ohodnoťte:
• Pravděpodobnost (nízká/střední/vysoká)
• Dopad (malý/střední/velký)
• Poté navrhněte preventivní kroky nebo plány B.

Trello
Ideální pro jednoduché projekty, onboarding nováčků nebo správu osobních úkolů.

• Vytvořte si nástěnku pro konkrétní projekt nebo téma.
• Přidejte sloupce (např. To Do – Probíhá – Hotovo).
• Každý úkol je kartička, kterou můžete otevřít.
• Dopište např. popis, termín, komentáře, přiřadit kolegu, přidat checklist.
• Když se úkol posune, přetáhnete ho do dalšího sloupce.

Asana
Hodí se na složitější projekty s více fázemi, závislostmi a týmy.
Kombinuje seznamy úkolů, kanban nástěnky, kalendář i časovou osu.

Microsoft Planner
Skvělý pro týmy, které už používají Microsoft 365 (např. Outlook, Teams).
Přehledná kanban nástěnka, podobná Trellu, ale hluboce integrovaná do MS prostředí.
Skvěle funguje jako součást Microsoft Teams – úkoly můžete řídit rovnou z chatu.

Stakeholder analýza
Umožňuje přemýšlet nad tím, kdo projekt ovlivňuje – nebo je jím ovlivněn.

• Vytvořte si eznam stakeholderů.
• Kdo všechno má zájem nebo vliv? (zákazník, vedení, kolegové, IT…)
• Zapište si:
• Co chtějí?
• Jak moc projekt ovlivňují?
• Jak s nimi budeš komunikovat?
• Pomůže vám to předejít odporu nebo zapomenutí někoho důležitého.

SMART úkoly
Slouží ke správnému formulování úkolů – aby byly konkrétní, měřitelné a zvládnutelné.
Každý úkol otestujte zda je SMART:

• Specifický: co přesně má být hotovo?
• Měřitelný: jak poznáme, že je hotovo?
• Akceptovaný: souhlasí zadavatel i řešitel?
• Realistický: je to zvládnutelné?
• Termínovaný: kdy to má být hotovo?

Online dotazníky
Rychlý a efektivní způsob, jak získat názory a zpětnou vazbu od většího počtu lidí.
Výhody: Rychlé, levné, anonymní, snadno vyhodnotitelné.
Nevýhody: Nižší návratnost, povrchnější odpovědi, bez možnosti doptání.
Vhodné pro: získání celkového přehledu, mapování trendů a rychlé sbírání dat ve větším měřítku.

Fokusní skupiny (fokusky)
Hlubší porozumění motivacím, emocím a názorům lidí na konkrétní téma – např. nové benefity.
Výhody: Odhalí motivace, frustrace, nevyřčené potřeby.
Nevýhody: Časově náročné na přípravu, moderování i analýzu.
Vhodné pro: Týmová témata, změny ve firemní kultuře, testování konceptů nebo benefitových balíčků.

Hloubkové rozhovory
Detailní pochopení individuálních potřeb – třeba u specifických zaměstnanců s konkrétní životní situací.
Výhody: Dává hluboký vhled, citlivější témata se otevírají snáz než ve skupině.
Nevýhody: Časově náročné (každý rozhovor zvlášť), nelze je snadno zobecnit.
Vhodné pro: individuální situace, testování benefitů pro specifické skupiny (např. rodiče, pečující osoby, seniory).

Reporting – status projektu
Shrnuje aktuální stav projektu. Ideální na pravidelné týdenní reporty.

• Sepište si jednotlivé oblasti (např. komunikace, technická část, marketing…).
• Zapište aktuální stav (OK, pozor, problém).
• Přidejte stručný komentář nebo výzvy pro tým.
• Lze sdílet formou e-mailu nebo na poradách.

Restrospektiva
Slouží pro týmovou reflexi – co se dařilo, co zlepšit. Vytvořte bezpečné prostředí – retrospektiva není výčitka.
Ptejte se:

• Co fungovalo dobře?
• Co nefungovalo?
• Co změníme do příště?
• V šabloně může každý anonymně nebo veřejně vyplnit své postřehy.
• Zapište si konkrétní akční kroky na zlepšení.

Projekťácké desatero

1. Udělejte si jasno v cíli.
2. Pracujte s prioritami.
3. Rozdělte si role a zodpovědnosti.
4. Nepodceňujte plánování (hlavně s týmem!)
5. Nastavte si společná pravidla.
6. Nezapomeňte na čas, rozpočet a rozsah.
7. Mluvte o rizicích dřív než nastanou.
8. Zapojte své stakeholdery.
9. Sledujte a dokumentujte průběh projektu.
10. Učte se z chyb a oslavujte úspěchy!